Szeretnék segíteni a vállalkozóknak, hogy felkészüljenek a koronavírus érkezésére és csökkenthessék annak hatásait és következményeit a vállalkozásukra nézve.
4 szempontból fogjuk megvizsgálni, hogy mit tehetsz felkészülésként, hogy „vírus-állóvá” tedd a vállalkozásod.
A kockázatkezelés első pontja a kockázatok lehetőségének felmérése.
Megmutatom, hogy mit és milyen szempontból tanácsos átgondolni cégvezetőként a vállalkozásoddal kapcsolatban, ha egy komolyabb járvány (vagy egyéb nehézség) közeledik. (Akkor is használhatod ezt a tudásanyagot, ha hosszabb útra, nyaralásra készülsz.)
Meg kell vizsgálni, hogy mi történhet, mi lehet a következménye, hogyan készülj fel arra, hogy bekövetkezhet és mit tegyél, ha bekövetkezik.
A 4 fő pont, amit részletesen át kell gondolni és kielemezni:
- Hogyan készülj fel arra, ha esetleg Te nem tudsz dolgozni betegség miatt?
- Ha a munkatársak nem tudnak dolgozni
- Ha az üzleti partnereid, beszállítóid, alvállalkozóid nem tudnak szállítani
- Ha az ügyfeleid nem tudnak rendelni
Nézzük meg, hogy az egyes lehetőségek bekövetkezése mit okozhat a vállalkozásban:
1. Hogy felkészüljünk a „cégvezető betegszik meg / nem tud teljesíteni” kockázatra, az alábbiakat kell megvizsgáljuk:
Hogy kivédd a fertőzést (vagy ha már megbetegedtél), tudsz-e otthonról dolgozni?
Van-e olyan laptopod / számítógéped, az informatikai rendszeretekhez távoli elérésed, hogy tudj dolgozni és kommunikálni a kollegáiddal? Az is fontos, hogy elérd a céges iratokat, papírokat, ha épp azokra lenne szükség – vagy elérj olyan kollegát, aki meg tudja nézni őket.
Ha gyártasz, készítesz valamit, haza tudod vinni az eszközöket, alapanyagokat, hogy például a garázsodban tudj dolgozni vészhelyzet esetén?
Ha valami miatt kiesel a munkából, tudnak-e helyettesíteni?
Érdemes időben (és a vállalkozás fejlődésével párhuzamosan) kinézni olyan kollegákat, akik az utánpótlásod lehetnek – de első lépésként bizonyos feladatokat, feladatcsoportokat rájuk tudsz bízni.
Azt is át kell gondolni, hogy a helyettesek bírni fogják-e a megnövekedett munkaterhelést. Romlik-e a minőség és ennek mértéke elfogadható-e számodra.
Minden feladatot el tudnak helyetted végezni, ha nem vagy ott / nem tudsz dolgozni?
És még egy nagyon fontos dolog:
Megáll-e a cég, ha bizonyos feladatok, amelyeket Te szoktál csinálni nincsenek elvégezve, a dolgok eldöntve?
Megérzik-e az ügyfelek és mennyire? Lehet-e ebből probléma?
1.1. A „beteg / távol levő cégvezető vagy kollega” kockázat kezelése, megoldása:
Egy kalap alatt kezelhetjük a cégvezető és a kollegák kérdését, hiszen mindenkinek meg kell oldani ilyen esetben (ha lehetséges) az otthoni munkavégzést, és szükség esetén a helyettesítését is.
Tehát a lehetséges megoldások:
- Otthonról dolgozik
- Helyettes/-ek végzik részben vagy egészben a feladatait
- Automatizmusokat építetek a munkafolyamatokba
- Amiről csak neki van tudása, szaktudása, előre le kell dokumentálni
- Bizonyos dolgok nem lesznek elvégezve, amelyek nem létfontosságúak
1.2. Ha bekövetkezik a kockázat és nem sikerült felkészülni rá, megoldani:
Bizonyos dolgok nem lesznek elvégezve, amelyek fontosak lennének. Tudnod kell, hogy mennyit bír ki így a cég, meddig életképes a cég, meddig tud működni az eredeti vezető nélkül (nélküled) vagy a kulcsfontosságú kollegák nélkül.
Ha nem tud dolgozni valaki, milyen gyorsan tudnál helyettest, új kollegát találni?
Mennyi lehet ennek a költsége és egyéb erőforrásigénye? (igen, ezt is ki kell számolni előre)
Meddig csúszhattok?
Elfogadja-e, elviseli-e az ügyfél a csúszást? Van-e kötbérezés? Mennyi kötbér fér bele? Tudod-e vállalni a terheit?
A vállalkozásod fő célja most, hogy megtartsd az ügyfélköröd, a bevételi forrásaidat és megtegyél mindent azért, hogy teljesíteni tudd az elvárásaikat. Ha akadozik is, de ne álljon le a termelés.
Mennyi a kiesés összköltsége?
Egyéb hatásai is lehetnek, ha nem tudsz most maximálisan / optimálisan teljesíteni az ügyfél felé. Ez megviselheti a cég hírnevét is, aminek hosszabb távú (negatív) hatásai lehetnek.
Reméljük, hogy a vírus gyorsan „elvonul”, és utána tudni kell visszaállni a mindennapi kerékvágásba, gyorsan felvenni a ritmust.
2. Hogy felkészüljünk a „beszállítók / alvállalkozók betegszenek meg / nem tudnak teljesíteni” kockázatra, az alábbiakat kell megvizsgáljuk:
Az alapanyag utánpótlásban is lehet akadozás, hiszen a beszállítóidnál, alvállalkozóidnál is felmerülhetnek ugyanezek a problémák, ezért meg kell vizsgálnod az alábbiakat:
- Az adott alapanyagból fel tudsz-e halmozni készletet?
- Az alvállalkozód tud-e előre teljesíteni vagy otthonról dolgozni?
- Mennyi időre érdemes felhalmozni és mennyi kereted van rá (pénz, hely, eltarthatóság, stb.)?
- Kiváltható-e másik alapanyaggal / alvállalkozóval?
- Annak biztosított lesz-e az ellátása? Felhalmozható-e?
- Mennyi idő (és egyéb feltételek) után és milyen szinten jelentkezik a kockázat, a csúszás a teljesítési időben vagy minőségromlás?
2.1. Az „akadozó beszerzési forrás” kockázat kezelése, megoldása:
- Megnöveled a raktárkészleted az alapanyagokból – amiből lehetséges
- Ha megéri, további raktárkapacitást is bérelhetsz emiatt
- Helyettesítő, alternatív alapanyagot, -forrást keresel
- Megbecsülöd, hogy melyik a legkockázatosabb alapanyag utánpótlási forrásod / legfontosabb, legnehezebben helyettesíthető alvállalkozód
- Együtt tervezel a beszállítóiddal, alvállalkozóiddal
- Közös kockázatkezelési megoldásokat dolgoztok ki
- Priorizálod az ügyfeleket, hogy melyik felé legfontosabb teljesíteni
- Vállalod a csúszást
- Vállalod a kötbért
- Egyeztetsz az ügyféllel és módosítjátok az ütemezést / a vállalási szintet / részteljesítésben egyeztek meg
2.2. Ha bekövetkezik a kockázat és nem sikerült felkészülni rá, megoldani:
- Akadozhatnak a belső munkafolyamataid
- Nehezen tudjátok teljesíteni a megrendeléseket
- Bizonyos dolgok nem vagy csak részben készülnek el az ügyfél részére.
- Elégedetlen lehet az ügyfél
- El is veszítheted
Meddig húzza ki a vállalkozásod, ha a kockázatok egy része (vagy mind) bekövetkezik? Milyen szintről tudtok még talpra állni?
Fontos és gondterhelő kérdések ezek, de megfelelően átgondolva és megtervezve, vészhelyzeti forgatókönyvet készítve, fel tudsz készülni minden eshetőségre és koronavírus-állóvá teheted a vállalkozásod.
Folytatása következik…
Ha segítség kell, szólj
katalin.incze@vallalkozas-katalizator.hu
Üdvözlettel,
Incze Katalin
